AGENDA LÀ GÌ

Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh, được sử dụng phổ biến và rộng rãi, đặc biệt là trong công tác tổ chức các sự kiện, buổi lễ, cuộc họp, hội thảo. Ta có thể dễ dàng bắt gặp các cụm từ như: meeting agenda, summit agenda, UN-Agenda 21, conference agenda, seminar agenda, event agenda, celebration agenda trong quá trình làm việc, khi đọc sách hay các thông tin trên web, diễn đàn.

Bạn đang xem: Agenda là gì

Vậy, agenda có nghĩa là gì?

Agenda được dịch là chương trình nghị sự hay chương trình làm việc. Trong trường hợp khác, agenda còn có nghĩa là nhật ký công tác hay nhật ký hàng ngày của ai đó.

*
Agenda là gì

Agenda và schedule khác nhau như thế nào?

Nghĩa của agenda và schedule có chút tương đồng và trong một số trường hợp có thể thay thế cho nhau. Đây đều là hai danh từ chỉ một lịch trình bao gồm các việc phải làm trong một khoảng thời gian nào đó. Tuy nhiên agenda thường được đề cập đến khi nhắc tới một sự kiện có nhiều người tham gia, như hội nghị (conference), cuộc họp (meeting), hội thảo (seminar), hay các buổi lễ kỷ niệm (celebration).

Còn danh từ schedule mang ý nghĩa lịch trình nhưng được áp dụng trong phạm vi rộng hơn. Schedule có thể là lịch trình 1 ngày làm việc hoặc sinh hoạt của một cá nhân nào đó; hay là lịch học và sinh hoạt của học sinh ở 1 trường học; hay lịch trình diễn ra của một sự kiện hay dự án nào đó trong thời gian dài. Ví dụ: daily schedule, my class schedule, SummerCamp schedule, Expo theater schedule, PyeongChang 2018 Olympic schedule.

Các bước chuẩn bị agenda cho một cuộc họp?

Một agenda được chuẩn bị tốt sẽ giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả, thu thập được nhiều ý kiến đóng góp từ chương trình thảo luận, tiết kiệm thời gian cho người tham dự mà vẫn đạt được các mục tiêu của một cuộc họp. Sau đây là một vài lời khuyên giúp bạn chuẩn bị một agenda tốt nhất cho dù quy mô và hình thức của cuộc họp đó như thế nào.

Xem xét liệu các đồng nghiệp có vấn đề nào cần đưa ra để thảo luận trong cuộc họp hay không. Tốt nhất là bạn nên thông báo với từng người trước khi diễn ra cuộc họp một vài ngày, để các thành viên có thời gian đề xuất các chủ đề thảo luận.Xem xét lại nội dung của cuộc họp trước để xác định những vấn đề chưa được giải quyết, những công việc còn tồn đọng. Bạn phải đưa nó ngay vào cuộc họp nhằm thúc đẩy tiến độ công việc.Liệt kê những công việc hoặc dự án sắp tới cần được triển khai, thảo luận. Hay những vấn đề mới phát sinh cần được bàn bạc tìm hướng giải quyết.Xác định rõ mục tiêu của cuộc họp là gì? Mọi người sẽ thảo luận vấn đề gì? Vấn đề nào là quan trọng và được ưu tiên cao nhất? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp bạn nhanh chóng sắp xếp được một chương trình hợp lý và đạt năng suất cao nhất.

Một agenda có hình thức chuẩn, đẹp là như thế nào?

Một agenda chuẩn, đẹp mắt sẽ làm người đọc cảm nhận được tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Hơn nữa, người đọc sẽ dễ dàng tiếp thu những thông tin cần thiết để có sự chuẩn bị tốt cho cuộc họp. Sau đây là một số lưu ý về hình thức và nội dung trình bày của một agenda chuẩn và đẹp.

Xem thêm: Cách Up Video Lên Youtube Không Bị Giảm Chất Lượng Thấp Sau Khi Tải Lên

Tiêu đề cuộc họp:

Tiêu đề được đặt trên cùng của văn bản và thường ngắn gọn, súc tích, ví dụ như: “meetting agenda”, hay “HR’s meeting agenda”. Hoặc bạn có thể mô tả khái quát nội dung cuộc họp, ví dụ như: “2019 Community support group summit agenda”…

Bạn nên chọn cho tiêu đề một font chữ dễ đọc, rõ ràng và size sẽ lớn hơn một chút so với phần còn lại của văn bản.

Một lời khuyên cho bạn đó là, màu font chữ, màu nền và logo công ty nên phối hợp hài hoà. Không nên có quá 2-3 màu sắc trong 1 agenda sẽ làm rối mắt và phân tâm người xem. Cách tô mầu cho chữ hay các cell trong bảng cần tuân theo 1 quy tắc nhất định để agenda trông vừa dễ đọc, đẹp mắt mà lại rất chuyên nghiệp.

Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự:

Phần này được thể hiện ngay dưới tiêu đề cuộc họp. Ghi rõ ngày, tháng, năm mà cuộc họp diễn ra. Địa điểm cũng cần được ghi rõ chứ không nên viết chung chung tên công ty nào đó. Ví dụ: phòng họp số 2, lầu 5, nhà H…

*
Mẫu agenda cho một cuộc họp trong công ty

Nội dung chương trình:

Nội dung được chia thành từng mục cụ thể, sắp xếp lần lượt theo trình tự thời gian. Các công việc quan trọng nên được sắp xếp đầu tiên, để bảo đảm công việc được thông qua lúc thành phần dự họp còn đầy đủ nhất và thường sau một cuộc họp dài, sự tập trung sẽ không còn được duy trì như lúc ban đầu nữa.

Bạn có thể thêm 1 cột người phụ trách để gia tăng trách nhiệm của mỗi người đối với nội dung mình phụ trách.


Một lưu ý nữa là bạn nên ước tính thời gian thực tế cho mỗi chủ đề. Việc ước tính dựa trên khoảng thời gian đủ để giới thiệu chủ đề, giải đáp thắc mắc, giải quyết các quan điểm khác nhau, đề xuất giải pháp tiềm năng và đưa ra phương án hành động sau khi đã thảo luận và quyết định. Điều này giúp người chủ trì cuộc họp cũng như người tham gia có thể phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi chủ đề, giúp phần thảo luận diễn ra nhanh chóng mà vẫn đạt được hiệu quả tối đa nhất.

*
Một mẫu khác của meeting agenda

Kết lại bài viết, tác giả xin lưu ý rằng Agenda là một tài liệu mang tính linh hoạt và bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh và tối ưu hóa cấu trúc cuộc họp và định dạng agenda sao cho phù hợp nhất. Miễn là nó đảm bảo được các yêu cầu: trực quan, dễ tổ chức, nhanh chóng, hiệu quả.